Personeelsvoorzieningen

Heeft u personeel, dan begrijpt u dat u als werkgever hiermee ook risico’s loopt. Wat als uw werknemer langdurig ziek is, of als uw medewerkers betrokken zijn bij een ongeval?

Daarnaast heeft u als werkgever ook uw aansprakelijkheid naar uw werknemers. Het zogenaamde “goed werkgeverschap” is hierbij heel belangrijk. U kunt als werkgever al snel aansprakelijk worden gesteld als u niet voldoende heeft gedaan om in een goede en veilige werkomgeving voor uw werknemers te voorzien. Denk bijvoorbeeld goed aan uw risico inventarisatie & -evaluatie (RI&E).

Smart ondernemers begeleid u in bijna alle gevallen naar een goede en correcte oplossing voor zowel u als uw personeel.

 

Werving en selectie

U kunt ons zien als HR-verlengstuk voor uw bedrijf. Wij begeleiden en ontzorgen u tijdens het gehele proces.

Gezamenlijk stellen we een vacature op welke vervolgens op diverse sites met juiste zoekwoorden wordt gepubliceerd. Dit doen wij via exclusief geselecteerde partners in de markt waar wij een intensieve samenwerking mee hebben om voor u het hoogst haalbare niveau tegen lage kosten te kunnen bewerkstelligen.

De sollicitatieprocedure inclusief de voorselectie nemen wij uit handen voor u. Bij gebleken geschiktheid kunt u de sollicitant aannemen op basis van direct in dienst, uitzenden of payrolling. Dit wordt volledig voor u geregeld.

 

Dossieropbouw

Het houden van Functioneringsgesprekken en Beoordelingsgesprekken zorgt na correcte vastlegging voor een belangrijke basis in de opbouw van het personeelsdossier. Dit kunnen wij voor u uit handen nemen of u hierin begeleiden.

 

Software

Door te werken met een goed doordacht software pakket, zodat de informatie maar eenmaal hoeft worden ingevoerd, reduceert u de kosten en de foutmarge.

Via het Loonloket maakt u gebruik van één pakket met 3 ingangen:
– Werkgeversingang (oa HRM)
– Salarisverwerking
– Werknemersingang
Zo wordt er op HRM niveau ingevoerd en is deze informatie direct beschikbaar voor de salarisadministratie bij Het Loonloket en voor de werknemer! Dus geen mails meer met gegevens over en weer.

Het werken via dit pakket is volledig AVG-proof.

Belangrijker nog is de service die Het Loonloket biedt ten aanzien van zaken als arbeidsrecht, pensioen, belastingzaken en cao. Hier zijn ze goed van op de hoogte en de betrouwbaarheid en snelheid van reageren is hoog.

Daarom is Smart ondernemers met Het loonloket in zee gegaan en kunnen wij onze service naar de klant op hoog niveau aanbieden.

Voordelen van Loket.nl:

  • Salarisgegevens
    Loonstroken, loonstaat met loonkosten en journaalposten kunnen geraadpleegd worden. Daarnaast kan er gebruik gemaakt worden van een SEPA-bestand dat direct bij de bank kan ingelezen worden en de salarissen in een opdracht overgemaakt worden.
  • ESS (Employee Self Service)
    Inlog voor de werknemers. Zelf hun loonstrook en jaaropgave raadplegen
  • Variabele gegevens
    Mutaties met betrekking tot de salarissen kunnen hier door de werkgever ingevoerd worden. Mutaties vanuit een tijdsregistratiesysteem kunnen (als dit mogelijk is) via een Excel importsheet ingelezen worden in de variabele gegevens. Er zijn mogelijkheden tot volledige automatisering.

De mogelijkheden in Loket.nl met betrekking tot tijdsregistratie:

De werknemer hoeft alleen nog de overuren of verlof/vakantie dagen te registreren via de app. Dit voorkomt een heleboel extra administratie voor de werknemer omdat ze alleen de uitzonderingen hoeven te registreren en geen totale tijdregistraties.

o Overwerk registreren als tijd voor tijd (TVT)
Vanuit het werknemerloket kan de werknemer zijn overuren per dag registreren als tijd voor tijd. De werknemer vult een aanvraag in waarin hij of zij aangeeft dat er tijd voor tijd is opgebouwd. De aangewezen manager krijgt dan een bericht dat de werknemer opbouw van TVT heeft aangevraagd. De aangewezen manager kan deze aanvraag dan goedkeuren of afkeuren.

o Overwerk aanvragen tegen uitbetaling, eventueel tegen een ander tarief
De werknemer kan er ook voor kiezen om zijn overuren direct uit te laten betalen. De werknemer kan dit door middel van een declaratie aanvragen in het werknemerloket. De werkgever krijgt hier ook een melding van en moet dit ook goedkeuren.

Nul-uren contract
Bij een nul-uren contract kunnen de gewerkte uren via de app opgevoerd worden als declaratie, zodat alle uren overzichtelijk worden doorgegeven aan de aangewezen manager die deze vervolgens kan goedkeuren of afkeuren.

  • Verlofuren
    Verlofuren kunnen geregistreerd worden en de werknemers kunnen via het werknemerloket opname van vakantie uren indienen. De aangewezen manager krijgt deze verlofaanvraag ook te zien en kan deze goedkeuren of afkeuren.
  • Werkgever- / Werknemersdossier
    Vanwege de AVG is dit een mooie mogelijkheid, want de werknemers hebben inzicht in de documenten en de documenten zijn veilig opgeslagen. De documenten zijn zichtbaar voor de werknemers via ESS en de bewaartermijnen die de AVG hanteert staan in Loket, zodat de documenten automatisch verwijderd worden. Er is ook sprake van een back-up buiten het bedrijf.
  • Signalen
    Vanuit Loket.nl zijn er signalen voor jubilea, einde datum arbeidsovereenkomst, verjaardagen e.d. De werkgever kan een mail ontvangen als er een signaal klaar staat.
  • HRM

o Ziekteverzuim
In Loket.nl is het registreren van ziekteverzuim mogelijk. Ook kan er in Loket op ieder moment van de dag een overzicht van het ziekteverzuim worden aangevraagd. Dit kan geselecteerd worden op afdeling, werknemers e.d.

o Verlof
De werknemer kan via ESS verlof aanvragen. In het bedrijf kan de werkgever verlofmanagers aanmaken die zich bezig houden met het verlof. De verlofaanvraag komt dan bij de verlofmanager terecht en die keurt dit af of goed. Ook is er in Loket een verlofkalender waarop men kan zien welke werknemers de komende week/maand verlof heeft opgenomen.

o Opleidingen
Er kunnen verschillende opleidingen toegevoegd worden waarmee er bij de einddatum een signaal voor de werkgever komt. Denk bijvoorbeeld aan een BHV-diploma.

o Verstrekkingen
Bijvoorbeeld bij werkschoenen een signaal inruimen als de werkschoenen vernieuwd moeten worden. Bij ontslag is het ook handig om te zien welke spullen de werknemer aan werkgever moet teruggeven.

o Eigen signalen
Er kunnen ook eigen signalen worden ingericht, zoals bijvoorbeeld de data van functioneringsgesprekken

  • Sollicitant
    In verband met de AVG mogen persoonlijke gegevens zoals een ID-bewijs waar een BSN e.d. op staat, niet meer via de mail verstrekt worden. Deze privacy gevoelige gegevens kunnen dan in de module ‘sollicitant’ ingevoerd worden.

 

Inloggen in je personeelsadministratie